harianfikiransumut.com | Medan - Pemko Medan melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan menggelar rapat Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Sekretariat Daerah dan Perangkat Daerah (PD) terkait, Senin (15/8) di Ruang Rapat II, kantor wali kota. Rapat ini diikuti oleh Sekretaris dan Kasubbag Umum Perangkat Daerah serta aparatur pengelola arsip masing-masih unit kerja.
Saat membuka rapat tersebut, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Adlan diwakili Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Doharni Susilawaty mengatakan, kegiatan penyusunan jadwal retensi arsip ini bertujuan untuk menyelamatkan pengelolaan kearsipan agar terciptanya tertib arsip.
"Kita targetkan Rancangan JRA 35 urusan substantif dan 11 urusan fasilitatif yang kita tengah kita susun sejak Triwulan I selesai pada September 2022," ucap Doharni yang sekaligus bertindak sebagai pimpinan rapat.
Doharni menyatakan, selanjutnya Rancangan JRA akan diuji petik oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setelah itu akan dieksaminasi di Bagian Hukum Setdako Medan untuk selanjutnya dijadikan Peraturan Wali Kota.
Jadwal Retensi Arsip, terangnya, adalah daftar yang berisi sekurang - kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Disebutkannya, setiap pemerintah daerah harus memiliki JRA sebagaimana dijelaskan dalam pasal 48 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012.
"Pasal 48 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 itu mengatur, bahwa Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. Pasal ini juga menyatakan, JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD," sebut Doharni.
Dia menambahkan, JRA digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip yang merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
"JRA ini merupakan komponen program manajemen arsip dan menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga yang menciptanya. JRA juga berbentuk suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip, nasib arsip, apakah dimusnahkan, disimpan, atau permanen. Di samping itu juga merupakan dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sebagai dasar hukum penyusutan," simpulnya.
